小额贷款公司档案管理制度
小额贷款公司档案管理制度
贷后管理可以分为档案管理、跟踪检查、年审、动态管理等业务类型，其中档案管理工作贯穿信贷业务始终，是保证信贷业务制度化、规范化，信贷资产安全性的基础工作。加强信贷档案管理，做到妥善归档、资料完整，可以有效防范信贷风险。实务中，制度化的信贷业务档案管理，不仅可以在理念上面向核心业务，保护企业资信权益，树立和传承企业文化，更可以在架构上适应小贷公司业务流程，促进管理技术创新，充分发挥档案信息效用，完善信贷业务流程。
一、概念解析
信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，档案资料有纸质、实物、图文印象等多样化存在，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业务的档案资料范围。
按照是否具备法律要素可以分为法律要件档案和业务管理档案两类：
1法律要素档案
法律要件档案是约定双方权利义务的各类合约和收执以备主张权利所需的各种凭证依据。主要是合同书、重要物权和权利凭证、证明书、通知书、申请书、承诺书等。
(1)初步接触阶段：企业提交的各类主体资质证明文件和填写的贷款担保申请书;
(2)调查评审阶段：调查评审协议和企业提交的相关业务、财务证明文件;
(3)担保阶段：担保流程审批文件、担保协议、各类反担保合同及其附件等、记录和合约签署行为真实合法的证明资料;与银行签署的保证合同和放款凭证等;应当收执的各项物权、权利凭证以及承诺书等;
(4)监控阶段：新增和变更权利义务的相关合约文本和辅助资料等，有利于保证公司权益的新证据。
2业务管理档案
业务管理档案是记录反映业务过程的各种报告、记录、说明、表格等图文资料。包括调查报告、评估报告、检查报告，统计、记录、情况说明等。
(1)初步接触阶段：担保申请企业法人营业执照、企业章程、企业情况介绍等原件和复印件，企业上年度年报、上月月报等;(注重合法性细节)
(2)调查评审阶段：申请企业具体的资金需要用途、还款计划、项目可行性分析、调查评审报告及其附件、各种价值评估报告;(注重真实性细节)
(3)担保期间：保后监控检查报告、企业补充的其他相关资料等。
二、信贷档案管理
信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。
1信贷档案管理原则首先，信贷档案管理应该遵循“统一领导、专人专管”的主要原则，所谓统一领导，就是对本公司所有档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案管理办法和业务标准，实行统一的指导、监督和检查。所谓专人专管，安排专人负责管理。
其次，信贷档案管理还应遵循以下原则：
(一)真实性原则。
借款人的证件应该真实有效;信贷档案材料原则上应为正本、原稿，不得另行编写与修改。对只能收集复印件的重要档案，收集人员与原件核对后，在加盖客户公章的复印件上注明“与原件核对一致”并签章确认。如：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证明等;
(二)完整性原则。
完整记录信贷业务流程，有利于明确信贷经营责任和信贷管理责任;维护档案的完整，有两方面的含义：
1、从数量上要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。保证借款申请书、合同、协议、承诺书、征信查询报告、资信调查表、授权书、身份核实证明、审批表、相关复印件等资料齐全;
2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。例如，档案资料上的要素填写要完整、规范;相关人员要全部签章;资信调查表信息与评级表信息要衔接，符合逻辑;
(三)时间性原则。
1、及时性原则。整个信贷管理流程中形成的档案须按要求及时更新，按时归档;
2、顺序性顺序。资料时间顺序应严格按照：资信调查表→授信评级审批表→征信查询报告→相关合同文本→借据→贷后跟踪检查表→年审表→催收回执，若发现上述资料日期未按时间顺序的，属逆程序操作。
(四)保密性原则。
对涉及国家机密、公司和客户商业机密的信贷档案均须严格执行保密制度。
(五)安全性原则。
在信贷档案管理过程中，要力求保证档案本身不受损坏，保证档案管理物质安全，延长档案寿命。此外，要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。
2管理部门在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前，由风险管理部指定专(兼)职信贷档案管理人员负责信贷档案管理，并负责本公司信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交综合管理部归档。3档案管理流程
步骤1、移交归档
(1)各类信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷业务员收集齐全填写档案移交清单一并移交风险部档案管理人员，经双方核对无误后，双方在移交清单上签字，由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份，一份业务部留存，一份随资料进入档案。
(2)对贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案每月整理一次。信贷档案管理员应于次月10日前，将上月执行完毕的信贷业务档案整理完毕，移交综合管理部。
步骤2、整理立卷
每笔信贷业务发生后，经办人员应及时将信贷档案材料向风险部指定的档案管理人员移交并办理交接手续，风险部对本公司执行中信贷业务档案集中管理，贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案材料，风险管理部在规定的时间内整理，移交到综合管理部档案管理员处。
信贷档案的整理立卷要求如下：
(1)信贷档案以每笔业务为单位组卷，材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。
(2)每个案卷，均应编制《信贷档案卷内目录》(见附件2)。
(3)将案卷按照“信贷项目?客户?信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先将全部信贷档案按不同的信贷项目分开，然后区分不同的客户，再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。
(4)按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目：
① 合同编号。
② 项目类别。
③ 客户名称。小企业类客户填写单位全称，个人类客户填写姓名。
立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料，信贷档案管理员应随时进行补充归档。
信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件，信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。
步骤3、清退销毁
对于保管期满的信贷档案，应由综合管理部、风险管理部、信贷业务部共同组成的鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对经鉴定需销毁的信贷档案，应经分管副总签批后方可销毁;对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管二年以上，确无保存价值时方可进行销毁。
注意各类信贷档案的管理期限有所差别，大体分为贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后二种。各类信贷档案的保管期限如下：
1、正在执行中的小企业流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案材料，应按照五级分类管理办法及时调整进行管理。
2、对贷款本息结清或信贷业务已经执行完毕的信贷档案的保管期限为3年(从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算)。
步骤4、档案借阅
办理档案借阅时，应严格按借阅范围查阅、借用并办理借阅手续，档案管理人员负责登记借阅人员姓名、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认并按要求履行审批手续，保证档案的完整和安全。
1、公司内部人员借阅信贷档案资料。借阅本人经办的业务资料须经风险部负责人批准。公司其他人员因工作需要借阅信贷档案的，须借阅人出具借条，经主管副总批准后方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用完必须及时归还。
2、公司外部人员借阅信贷业务档案。本公司保存的各类信贷档案主要是供本公司内部使用，原则上不对外借阅，若遇特殊情况，如出现经济纠纷、案件等，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其它有效法律文书，以及查阅人的工作证明，并经分管副总批准。查阅时，本公司人员在场陪同，严禁将原件借出。
五、企业自查
小贷公司可以本章的内容完成自检、完善和新旧标准对接工作。具体说来，根据规范要求自行对照检查，找出差距和不足;按照标准进行自我完善;在适当时候，由档案行政管理部门实施效果的认证(或评估、认定)办法。
附件1信贷档案的归档范围
基本材料
1.营业执照或事业、社会团体等机构证明(复印件)
2.法定代表人身份证明或法人授权委托证明书(原件或复印件)、签字样本(原件)，法人代表更换文件，董事签字样本(原件)
3.法人(组织机构)代码证(复印件)、税务登记证明(复印件)、生产经营许可证(复印件)、产品质量认证书(复印件)等
4.贷款卡(证)(复印件)、最近贷款卡查询记录和企业信用等级认定书
5.公司合同或章程(复印件)、成立文件
6.会计事务所出具的验资报告，企业主要资产明细材料
7.客户近3年及近期的财务报告(原件或复印件)，以及有权部门对年度财务报表的审查证明、
8.信贷业务申报书
9.开户证明(复印件)
10.有权部门批准成立事业单位机构设置的文件(复印件)
13.信贷资产风险分类认定工作底稿和客户背景材料
14.与本公司签定的信贷业务合作协议
15.企业分立、合并、转制(全套材料)、更名等文件
16.企业主要资产的权属证明材料
17.建筑安装企业另需材料：承建资格证书(复印件)、资质等级证书(复印件)、建筑安装企业施工安全资质证(复印件)
18.房地产企业另需材料：资质等级证书(复印件)、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房(预)销售许可证(如有)
21.信贷业务申请书及附件(原件)，有效的商品购销合同
22.董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明(原件)
23.第三方提供保证所需文件：
(1)同意保证意向书(原件)
(2)董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明(原件)
(3)保证人基本情况材料，包括：营业执照(复印件)、法定代表人身份证明(原件或复印件)、签字样本(原件)、法人组织机构代码证(复印件)、贷款证(卡)(复印件)、公司合同或章程(复印件)、客户近3年及近期财会报告(原件或复印件)、有权部门批准成立事业单位机构设置的文件(复印件)、担保评价报告(原件)、履行保证责任通知书
24.抵押或质押方式所需文件：
(1)同意抵、质押意向书(原件)
(2)抵押(质)物评估报告(原件)
(3)评估单位资格证明(复印件)
(4)抵押物(质物)权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证(复印件)
(5)有处分权人同意抵押(质押)的证明文件，包括：董事会同意抵(质)押的决议或具有同等效力的证明(原件)、第三人同意提供抵(质)押的书面申明(原件)、全体共有人同意抵(质)押的证明(原件)、海关同意抵(质)押的声明等(原件)、国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明(原件)、其它有权机构同意抵(质)押的证明(原件)
(6)抵(质)押人有关身份证明(原件或复印件)
(7)抵(质)押物保险单据(原件或复印件)
(8)抵(质)押登记证明(原件)
(9)质物不予挂失的登记证明(原件)
25.信贷业务评价报告(原件)
26.信贷审批决策文件(原件)
27.各类信贷合同(原件)
28.各类保证合同、抵押合同、质押合同(原件)
29.核定贷款指标通知单(放款通知书)
30.贷款转存凭证(提款通知单)
31.信贷业务发放(办理)后至回收期间
(1)历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告(原件)
(2)提前还款申请书
(3)调整利率通知书
(4)信贷到期通知书
(5)提前归还贷款通知书
(6)催收利息通知书
(7)逾期贷款(垫款)催收通知书及回执
(8)贷款展期申请书及调查评价报告(原件)
(9)展期还款协议书及担保文件(原件)
(10)贷款还款凭证.
(11)不良资产化解专题报告(原件)
(12)担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书(原件)
(13)起诉通知书回执(原件)
(14)涉及诉讼、仲裁等法律文件(原件)，包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料
(15)还款记录、收回本息结清凭证(复印件)
(16)其他需要归档的材料
33.企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对本公司信贷资产质量影响分析报告
34.有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划(复印件)
35.设备、材料订货合同清单
二、保证业务另需材料
1.交存保证金的会计凭证(原件)
2.出具保函协议书(原件)
3.反担保函
4.垫款通知单
5.收回并注销的保函(原件)
6.企业存款帐户对账单(复印件)
7.其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等
